軽微な修正もプロジェクトとしてとらえてみる

自社サイトを運用していると、突然のように舞い込んでくる修正依頼。「どこどこのページ(URL付き)のほにゃららをほにゃほにゃにしてください」とか「(添付ファイル付きで)お知らせを追加してください」とかそんな感じのことは日常よくあることです。

お客様とコミュニケーションを取るのですから、間違いは直ちに直す必要はありますし、伝えるべきお知らせは公開しなければなりません。

企業のWeb担当者は、お客様と会社がコミュニケーションをとるための最前線に居る人達なので、いろいろな責任がかかってきます。売上が思うように上がらない原因をWebサイトの問題という人がいたりもします(実際に商品やサービスそのものに魅力はあるの?的な所をおいておいてw)。
それに伴う改修を都度聞いていては、身も心ももちません。まぁ仕事ですから、それは仕方の無いことではあるのですが、とにかく次から次へと舞い込んでくる修正などの嵐に、ときおりスポッと抜け落ちてしまう依頼があったりします。タスク管理に落とし込むという方法もありますが、ここではもう少し踏み込んで、小さな修正もプロジェクトとしてとらえるという提案です。

例えば、「トップページのお知らせのボタンの名称を変更する 」という依頼にはどんな作業が含まれているでしょうか。

  • ボタン画像の名称変更
  • テストアップ
  • 確認
  • 本番公開

最低でもこれだけの作業が発生します。テストアップが、社内のテストサーバーだけでなく、公開前のステージング環境も必要であれば追加されますし、確認という作業も、部内確認、所属部門確認、全社確認など必要に応じて変化します。とはいえ、これらの増減はあくまでも作業レベルの増減なのでさして問題ではありません。どんな作業でも言えることなのですが、依頼に対してたいてい2つ以上の作業が発生すれば、プロジェクトととらえるようにして、そのプロジェクトで発生する作業分解されたタスクが存在するのであれば、プロジェクトとはタスクの集合体であって、当然プロジェクトにはそのプロジェクトの責任者が必要といえます。

弊社の場合、こうした作業の依頼があった際には、その依頼主がプロジェクト責任者として立ち回ってもらうことにしています。要は、依頼をだしたのだから、その依頼の責任をお願いしますという意味も含まれているのですけれど、プロジェクトの責任者がその依頼に対して責任を持ってもらうことで、依頼内容を関連部署への伝達なども請け負ってもらい、運営側の負荷を下げるのが最大の目的です。例に挙げたボタンの名称程度なら1対1でも可能ですが、ページ単位やページをまたがるようなモノの場合、なんの脈絡も無しに修正、改修はありえず、意図を持ったものであるので、それを関係各者に周知してもらうという点でも、プロジェクトとして考えるということは重要です。
公開するという責任は部署としてあるものの、コンテンツを持っている依頼主も、会社とお客様とのコミュニケーションに参加しているという認識があることで、コンテンツ自体もしっかり考えてもらえるようになることも期待できます。

もともとは、自分たちの業務負荷の軽減だけでなく、単に作業をやっているという感覚からプロジェクトに参加しているというプロジェクト管理の考え方を少しでも根付かせていくために、こうした取り組みを今の会社では行っています。

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